Comment faire pour créer un système d'archivage d'une fiducie

Divers sharkybro Février 28, 2016 0 0
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 Organisation est la clé, et pas plus que quand vous êtes un fiduciaire. Le constituant a compté sur vous pour les actifs de la fiducie d'action compétente. Lorsque vous êtes organisé, vous savez documents et registres de la fiducie, qui aide à administrer la confiance correctement et efficacement lorsque importants.

 Défaillances organisationnelles peuvent passer plus de temps à la recherche d'un élément crucial de la correspondance ou, plus important encore, il n'a pas fait une distribution ou un fichier requis et payer des impôts pour signifier la confiance. Commencez votre administration et organisée d'une manière que vous le pouvez, et comme avec la plupart des choses dans la vie, vous verrez que presque tout ce que vous faites sera plus facile et prennent moins de temps.

 Organiser la confiance dans le droit chemin

 Commencé sur le pied droit dans l'administration d'une fiducie est important. Alors, où allez-vous commencer? Le jour où vous découvrez que vous êtes un fiduciaire est le jour que vous devriez commencer à organiser l'administration de la fiducie. Que devriez-vous faire pour commencer? Même si beaucoup l'administration se fait en ligne ces jours-ci, vous pouvez toujours vouloir se diriger à votre fournitures de bureau local ou de papeterie pour les éléments suivants:

  •  Les stocks de papier: ramasser fichiers Manille, des dossiers, des étiquettes, des plaquettes de comptables spéciales, tampons juridiques, et tout ce que vous pensez qu'il est trop utile pour vous.
  •  Divers tampons encreurs: Si vous allez percevoir des dividendes et / ou contrôles de taux d'intérêt, vous voudrez peut-être un «pour dépôt seulement" timbre sur le dos de vos chèques, ou acheter un timbre à date à mettre sur la correspondance confiants que vous recevez .
  •  Un classeur: Voulez-vous vraiment celui qui verrouille et est raisonnablement ignifuge.
  •  Une connexion ordinateur, une imprimante et Internet: Si la fiducie est assez grand, assez complexe, et va rester assez longtemps pour justifier le coût, ces investissements seront inestimables.

 La majeure partie du travail que vous devez faire pour tout recours peut être fait sur un ordinateur, et un gain de temps et d'argent dans le cadre de l'administration de la fondation, mais il est important de les sauvegardes actuelles de tout garder, de préférence à la fois papier et des supports informatiques.

 Cela signifie de faire des photocopies et les documents eux dans de nombreux endroits, avec sauvegarde hors site basés sur Internet, et même verrouiller une sauvegarde sur un disque dur externe que vous attendez dans un coffre ignifugé. Ne présumez pas que simplement parce que tout le monde dit qu'ils gardent les sauvegardes, vous pouvez re-créer votre administration si ils ont perdu.

 Avec vos fournitures en main, de créer un certain nombre de dossiers de fichiers. Voici quelques-unes positif Vous voulez certainement d'avoir, si vous avez un système manuel ou l'archivage électronique. S'il vous plaît noter que certains de ces fichiers peuvent être détruits à une date ultérieure; d'autres, vous voudrez peut-être bronzé. La liste suivante vous montre les fichiers que vous voulez conserver en permanence:

  •  Confiance
  •  Inventaire de début
  •  États financiers

 Vous pouvez supprimer ces fichiers lorsque vous avez terminé avec eux. Rappelez-vous cependant, que le concept de rapport provisoire. Dans de nombreux cas, vous n'êtes pas allez vouloir jeter ces fichiers sur le feu de joie pendant de nombreuses années:

  •  Déclarations et Banque chèques annulés, déposées par date: Vous pouvez les détruire après avoir préparé les états financiers et a convenu avec les bénéficiaires après ces comptes. Si cela est une fiducie d'homologation accrocher sur eux jusqu'à ce que le compte d'homologation est autorisée.
  •  Stock déclarations de courtage et les confirmations de transactions, déposées par date: Attendez à eux aussi longtemps que vous gardez les relevés bancaires et les chèques annulés.
  •  Déclarations d'impôt sur le revenu, si déposé séquentiellement par date dans un dossier ou dans des dossiers distincts pour le retour par an: conserver des copies de toutes les déclarations d'impôt sur le revenu pendant au moins sept ans après vous produisez.
  •  Correspondance, déposée par date: Selon le contenu des lettres, vous pouvez coller avec la vieille correspondance jusqu'à ce que la fiducie prend fin et tous les comptes sont approuvés. Vous pouvez placer le vraiment vieux correspondance dans le stockage, cependant.
  •  E-mails, ainsi que des notes et des notes concernant les appels téléphoniques et de réunions, déposées par date: les conserver aussi longtemps que vous gardez vos dossiers de correspondance. Vous seriez surpris de voir combien de fois vous avez besoin de se référer à l'information historique.
  •  Facturation: Oui, en tant que fiduciaire vous facturez la confiance de vos dépenses, sauf si vous choisissez de renoncer à des frais de syndic, puisque la fiducie est un membre de la famille ou pour toute autre raison. Vous voulez un aperçu de ce que vous facturez et ce qu'il faut garder vous basez vos frais. Vous pouvez les détruire, ainsi que les relevés bancaires et de courtage.
  •  Divers: Ce fichier est où vous tout ce que vous pensez est important, mais ne rentre pas vraiment dans aucune des autres catégories. Si vous placez vieille correspondance, e-mails et mémos en magasin, vous avez probablement ces vieilles plusieurs fichiers mis là aussi. Après la fiducie prend fin, vous pouvez les détruire.

     Bien sûr, chaque foi est différente, et vous pouvez constater que vous avez plusieurs fichiers est le plus grand dans le bac. Si tel est le cas, voir si vous pouvez informations de groupe dans un certain nombre de catégories de fichiers supplémentaires et rétrécir vers le bas à une taille gérable. La plus fine vous êtes en mesure de réduire l'information que vous détenez, plus facilement, vous pouvez trouver exactement ce que vous voulez, quand nécessaire.

 Gardez l'acte de fiducie à portée de main

 Vous pourriez avoir déjà lu l'acte de fiducie et vous êtes sûr que vous savez ce qui est en elle. Vous ne pouvez pas lire et comprendre tout dans un document de fiducie séquentiellement. Au moment où vous avez réellement les pages de signatures pour atteindre la fin, vous ne me souviens même pas le nom de la fiducie, et encore moins se rappeler ce que l'article VII ou de l'article 3 dit.

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